Il Suppliers’day è un importante evento aziendale che realizziamo biennalmente per Cappeller S.p.A. È un lavoro impegnativo ed entusiasmante: affianchiamo Cappeller fin dal momento dell’ideazione e stiamo al loro fianco fino ai ringraziamenti post evento. Il fine del Suppliers’Day è radunare tutti i fornitori aziendali per illustrare le mete da raggiungere e le linee programmatiche che verranno seguite nel biennio successivo. All’evento partecipano imprenditori, dirigenti bancari, manager, direttori d’azienda, per un totale di circa 150 persone.

Come si organizza un evento per 150 persone?

L’organizzazione di un evento di questa portata può essere suddiviso in alcune macro fasi:

1. si inizia con l’attività di naming e dello sviluppo della grafica ad hoc di tutto il coordinato: il logo del Suppliers’Day e il relativo pay off, gli inviti, i badge, la shopping bag personalizzata con all’interno block notes, penna e i documenti relativi all’evento (programma, eventuali schede tecniche e spiegazioni), la sottopancia delle mail, i roll up, i cavalieri, le slide aziendali e ogni altro strumento necessario;
2. proposta di una rosa di possibili fornitori e loro completa gestione: location, catering, trasporto, fotografo, videomaker, hostess, fiorista, tipografi, moderatore della giornata, fornitore di gadget e tutte le persone inerenti i momenti di svago (dj, guide turistiche, service audio e luci, installatori di tendostrutture e palchi, ballerini);
3. ottenuta dal cliente la lista degli invitati, proponiamo i possibili ospiti d’onore (giornalisti, imprenditori, opinionisti) per la convention, scriviamo il programma dettagliato della giornata;
4. è la fase del lavoro pre evento: controllo che ogni cosa venga realizzata nel migliore dei modi, secondo il volere del cliente e in linea con il fil rouge scelto; scrivo i comunicati stampa per giornali e televisioni;
5. gestione degli inevitabili imprevisti: dalla pioggia, ai ritardi nelle consegne, a inviti saltati all’ultimo minuto e quanto la vostra fantasia può immaginare;
6. l’evento: noi siamo presenti dall’inizio alla fine, controllando che tutto fili secondo quanto stabilito e che, eventualmente, si riesca a rimediare prontamente quando qualcosa va storto;
7. post evento: controllo che tutto venga smontato e riconsegnato senza danni, scrivo i ringraziamenti per tutti i partecipanti.

Quante persone lavorano nella realizzazione di un evento aziendale come il Suppliers’Day?

Ho provato a contarle più di una volta e sono arrivata alla conclusione che, all’incirca, si tratta di circa 30 fornitori. Nella loro ricerca ho imparato che è sempre fondamentale scegliere persone e aziende molto competenti, perché mi danno la sicurezza che forniranno ottimi servizi e prodotti, saranno capaci di aiutarmi in caso di imprevisti e sapranno soddisfare le esigenze di perfezione che un’azienda strutturata, seria e storica come Cappeller esige.